Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. El sistema contable genera informes con esta información resumind, los más importantes son: Balances y Estados de Resultados.
Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
Objetivos de la información contable:
La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
- Predecir flujos de efectivo.
- Apoyar a los administradores en la
planeación,
organización y
dirección de los negocios.
- Tomar decisiones en
materia de
inversiones y
crédito.
- Evaluar la
gestión de los administradores del ente económico.
- Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
- Fundamentar la determinación de cargas tributarias,
precios y tarifas.
- Ayudar a la conformación de la información
estadística nacional.
- Contribuir a la
evaluación del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la
comunidad.
Cualidades de La Información Contable Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
- La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
- La información es útil cuando es pertinente y confiable.
-La información es pertinente cuando posee el
valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
- La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en
función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los
servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de
carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la
función contable es vital en todas las unidades de nuestra
sociedad. Una persona debe explicar sus
ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable
personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de
crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por
acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El
gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una
universidad, una
comunidad, un
programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la
sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Un
gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.
